La présente Politique de protection des données personnelles (ci-après la " Politique ") est faite en application du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après " Règlement Général sur la Protection des Données " ou " RGPD ") et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (ci-après " Loi Informatique et Libertés ").
La Politique encadre les traitements de données personnelles mis en œuvre par l'Agospap dans le cadre des prestations servies à ses ouvrants droit et ayants droit au travers de son site internet www.agospap.com .
Les personnes concernées par la Politique sont :
- Les ouvrants droit et ayants droit
- Les personnes physiques intervenant pour le compte (ou exerçant un mandat social au sein de ces entités) de personnes morales fournisseurs/ prestataires / partenaire de l'Agospap ou via ses sous-traitants.
1) L'Agospap agit en qualité de responsable de traitement*
Au titre des conventions passées avec ses administrations fondatrices et ses établissements conventionnés, l'Agospap reçoit des données relatives aux seuls agents/salariés de ces entités pouvant bénéficier des prestations de l'Agospap (les ouvrants droit).
L'Agospap recueille également directement auprès des ouvrants droit des données à caractère personnel.
" *Le responsable d'un traitement est la personne morale qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement : article 4 du Règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016 "
2) Collecte de données à caractère personnel directement auprès des ouvrants droit : mentions obligatoires/ facultatives
Lors de la collecte de données personnelles directement auprès des ouvrants droit, sont identifiées par un astérisque sur le formulaire à remplir les données obligatoires pour le traitement de la demande, les autres données sont facultatives. Lors de la première connexion sur www.agospap.com est uniquement obligatoire le champ adresse mail.
3) L'Agospap utilise des données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
- la gestion des ouvertures de droit.
Ces données permettent de s'assurer que sont uniquement servis les seuls agents / salariés (ouvrants droit) désignés par leur employeur pouvant bénéficier des prestations de l'Agospap.
-le calcul du quotient familial des ouvrants droit.
De nombreuses prestations servies par l'Agospap sont servies de manière différenciée en fonction du quotient familial des ouvrants droit.
-servir aux ouvrants droit les prestations auxquelles ils peuvent prétendre :
Ces données permettent à l'Agospap :
• de faciliter et gérer les inscriptions (vacances, juniors, loisir,) effectuées directement par les ouvrants droit auprès de l'Agospap dont des données médicales relatives aux enfants pour les séjours colos ,
• d'adresser aux ouvrants droit les prestations auxquelles ils peuvent prétendre sans inscription obligatoire préalable.
• de verser des prestations sociales aux agents (ex : chèques cadeaux, CESU, aides familiales, chèques vacances, Pass'Sport Agospap…)
• de gérer la relation " client " avec les ouvrants droit
• d'encaisser le solde du prix des prestations restant à la charge des ouvrants droit.
• adapter les prestations servies par l'Agospap aux ouvrants droit de l'Agospap
• répondre aux objectifs fixés par les administrations fondatrices de l'Agospap (AP-HP, Ville de Paris) inscrits dans les conventions,
• faciliter la navigation sur son site internet www.agospap.com, d'assurer la connaissance " ouvrant droit " et les statistiques.
Les données sont utilisées à des fins statistiques pour analyser l'activité du site.
Sont effectuées des mesures d'audience : sont calculés le nombre de pages vues, le nombre de visites du site. Les données sont utilisées à fin d'améliorer les services proposés.
• Recouvrer les impayés.
• Les ouvrants droit qui n'honorent pas leur facture après de l'Agospap, sont inscrits dans un fichier recensant les impayés jusqu'à régularisation de leur situation. Les ouvrants droit font l'objet d'une information individuelle.
4) Les données à caractère personnel reçues par les administrations fondatrices de l'Agospap et/ou de ses établissements conventionnés ou collectées directement auprès des ouvrants droit sont les suivantes :
-Données de l'ouvrant droit : matricule, civilité, nom usuel, prénom, nom patronymique, date de naissance, situation familiale, adresse, numéro(s) de téléphone, adresse email, administration, direction/service, position statutaire de l'agent, qualité statutaire, date d'entrée, date de sortie, libellé du poste, quotité de travail (en %), indice réel majoré, revenu fiscal de référence, nombre de parts fiscales, lieu de naissance.
- Données des ayants droit : civilité, nom, prénom, date de naissance, données médicales pour les séjours juniors (fiche sanitaire).
L'Agospap reçoit de ses administrations fondatrices et de ses établissements conventionnés les coordonnées personnelles et administratives, telles que les administrations les détiennent dans leurs fichiers de gestion du personnel.
L'Agospap peut collecter également directement auprès des ouvrants droit des données à caractère personnel relatives à une prestation de service (loisirs, vacances, juniors) ou au versement d'une prestation sociale, d'une aide ( ex : Pass'Sport Agospap).
5) Données bancaires :
Paiement – e-billets (cf.§13)
Pour le service e-billets, l'Agospap a fait appel au partenaire France Billet et a développé un site co-marqué Agospap / France Billet : http://agospap.ce.francebillet.com
L'Agospap intervient en tant qu'intermédiaire au nom et pour le compte de son partenaire FRANCE BILLET (Siège social : 9 rue des Bateaux-Lavoirs, 94200 Ivry sur Seine Cedex : - RCS Créteil 414 948 695, n° TVA FR 89 414 948 695s). FRANCE BILLET est le vendeur des billets.
Veuillez consulter la page des conditions générales de vente du site co-marqué qui précise les actions menées pour la sécurisation des paiements et les données personnelles.
Paiement – Chèques – Vacances
Pour le service Chèques – Vacances Ville de Paris, l'Agospap a fait appel au partenaire DOCAPOSTE et a développé un site co-marqué Agospap / DOCAPOSTE. Veuillez consulter la page des conditions générales d'utilisation des pages dédiées aux chèques-vacances qui précisent les actions menées pour la sécurisation des paiements et les données à caractère personnel
6) Les cookies utilisés sur www.agospap.com
Un cookie est un petit fichier qui est enregistré sur votre terminal (ex : ordinateur, tablette ou téléphone mobile) à l'occasion de la consultation d'un site Internet grâce à votre logiciel de navigation. Le fichier cookie peut être enregistré par l'Agospap ou par des tiers. Le fichier cookie permet notamment à son émetteur d'identifier le terminal sur lequel il est enregistré pendant la durée de validité ou d'enregistrement du cookie concerné.
Par extension, le terme " cookies " désigne toute technologie similaire permettant de lire ou d'enregistrer des informations sur votre terminal et inclut des technologies telles que les pixels invisibles (ou web beacons).
Pour plus d'informations sur les cookies du site
7) Quelles informations les ouvrants droit peuvent recevoir ?
- Courrier, courriel, SMS
A la suite d'une demande de calcul du quotient familial, les ouvrants droit peuvent recevoir un courriel et/ou un courrier les informant de leur tranche de quotient familial.
A la suite d'une inscription à un séjour et/ou voyage ou d'une commande loisirs ou chèques - vacances les ouvrants droit reçoivent par courriel (ou par courrier) toutes les informations relatives à la confirmation de leur commande (ou le rejet d'inscription) et au suivi de leur commande ou séjour et/ou voyage : convocation, fiche technique, formulaire, etc.
A la suite de leur demande de Pass'Sport, les ouvrants droit peuvent recevoir des messages sur ou pour l'utilisation de leur Pass'Sport (ex : rappel de la durée de validité,..)
- Des SMS peuvent être également envoyés aux ouvrants droit pour les informer du retard sur un des séjours juniors au retour sur Paris.
Les ouvrants droit peuvent également recevoir des organisateurs des séjours, des évènements loisirs (spectacles, …) auxquels participent les ouvrants droit uniquement des informations relatives à leur séjour à leur commande.
A la suite d'une demande de prestation sociale, les ouvrants droit reçoivent par courrier ou courriel la réponse à leur demande.
A la suite de leur demande de Pass'Sport, les ouvrants droit peuvent recevoir des messages sur ou pour l'utilisation de leur Pass'Sport (ex : rappel de la durée de validité,..).
- Appels téléphoniques
Les ouvrants droit peuvent également être directement contactés par téléphone ou par courriel par les agents traitant leur demande pour obtenir une information permettant d'assurer la gestion des inscriptions et/ou le suivi du séjour/voyage/ Pass'Sport.
- Alerte "Information Agospap / loisirs "
A la suite de leur inscription à l'alerte information Agospap/ loisirs les ouvrants droit peuvent recevoir par courriels des informations sur les offres de l'Agospap et les ouvertures de l'Agospap.
Vous pouvez vous désabonner de l'envoi de messages issus de cette alerte à tout moment en cliquant dans le lien de désinscription en bas de ces messages envoyés par courrier électronique.
Les ouvrants droit peuvent aller dans leur espace personnel sur le www.agospap.com et indiquer qu'il n'accepte plus de recevoir des informations de l'Agospap.
8) Sur quelle base légale et pour quelles durées mes données personnelles sont-elles traitées ?
Le traitement des données personnelles est justifié par différents fondements (base légale) en fonction de l'usage que l'Agospap fait des données personnelles.
Ci-dessous les bases légales et durées de conservation appliquées à nos principaux traitements.
La loi : le traitement de vos données personnelles est rendu obligatoire par un texte de loi.
Le contrat : le traitement des données personnelles est nécessaire à l'exécution du contrat auquel l'ouvrant droit a consenti.
L'intérêt légitime de l'Agospap pour assurer les missions qui lui sont dévolues
Le consentement : l'ouvrant droit accepte le traitement de ses données personnelles par le biais d'un consentement exprès (formulaire à remplir, case à cocher, ....)..
9) Durées de conservation
La plupart des données personnelles (par exemple informations du compte ouvrant (nom, prénom, date de naissance, adresse, situation administrative) sont conservées tant que l'agent est ouvrant droit à l'Agospap.
L'historique de chaque commande peut être conservé pendant une durée de 5 ans.
Passé ces délais, les données à caractère personnel peuvent être conservées pour des raisons autorisées par les textes en vigueur : obligations comptables, paiement, litiges, …
| Base légale | Durée de conservation en base opérationnelle | Archivage | Observations utiles | |
| Gestion des inscriptions ou des commandes | Contrat | 5 ans à compter de la fin de la commande ou inscription | 5 à 10 ans | Un client est actif par exempe lorsqu'il procède à un achat ou se connecte à son compte |
| Commande loisirs > 120€ | Loi | 7 ans | 3 ans | |
| Envoi de messages par courriel | Consentement | 3 ans à compter de la dernière activité | N/A | Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment dès que vous recevez un courriel. |
| Impayé | Loi | Tant que l'impayé n'est pas régularisé et les voies de recours non éteintes |
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10) Qui sont les destinataires des données à caractère personnel ? (sous-traitants)
Les données à caractère personnel peuvent être transmises aux prestataires (sous-traitants) – auxquels l'Agospap fait appel pour la réalisation de ses prestations dans le cadre des finalités mentionnées susvisées. Ces prestataires peuvent eux-mêmes faire appel à des sous-traitant.
Les données à caractère personnel transmises aux prestataires de l'Agospap sont
| PRESTATAIRE | DONNEES A CARACTERE PERSONNEL | COMMENTAIRES |
| Organisateurs des séjours juniors |
Ouvrant droit :matricule, nom, prénom, adresse, téléphone, Ayant droit (enfant) : nom, prénom, date de naissance, fiche sanitaire |
Sont également joint les informations issues du bulletin d'inscription rempli par l'ouvrant droit liées au séjour demandé. |
| Organisateurs des séjours/ voyages Vacances |
Ouvrant droit : matricule, nom, prénom, adresse, téléphone, Autres participants : nom, prénom, date de naissance. |
L'adresse et le numéro de téléphone sont uniquement transmis aux prestataires que s'il y a un transport. Sont également joint les informations issues du bulletin d'inscription rempli par l'ouvrant droit liées au séjour demandé |
| Prestataires : Loisirs | Ouvrant droit : matricule, nom, prénom, adresse | Uniquement pour le prestataire Coupons sport et les organisateurs de spectacle pour l'envoi des places à domicile. |
| Loisirs : prestataire e-billets | Ouvrant droit : matricule, nom, prénom, date de naissance, statut (" retraité "ou " actif ") pouvant bénéficier de e-billets | A la première connexion, l'ouvrant droit ouvre un compte auprès du prestataire pour bénéficier de e-billets |
| Emetteur des cartes cadeaux pour l'arbre de Noël | Ouvrant droit : matricule, nom, prénom, adresse | Envoi des cartes cadeaux aux domiciles des agents |
| Editeur ou revendeurs d'abonnement magazines pour l'arbre de Noël | Ouvrant droit : matricule, nom, prénom, adresse | Envoi des abonnement aux domiciles des agents |
| Imprimeur lettre envoi des places du spectacle de l'arbre de Noël | Ouvrant droit : matricule, nom, prénom, adresse | |
| Prestataire en charge des commandes : chèques – Vacances | Ouvrant droit : matricule SOI, nom, prénom, adresse postale, adresse mail, date de naissance, nom de l'administration employeur, téléphones (fixe et/ou portable) / Revenu Fiscal de Référence et nombre de revenus du foyer. | Gestion des commandes des chèques – vacances et encaissement de la participation des ouvrants droit. |
| Emetteurs de CESU (chèque emploi service universel) |
Ouvrant droit : matricule, code établissement, nom, prénom, date de naissance, adresse, adresse électronique, des ouvrants,droit pouvant bénéficier du CESU APHP Ayants droit : nom, prénom, date de naissance des enfants des ouvrants droit bénéficiaires du CESU Nom usuel Prénom Date de naissance Adresse |
l'ouvrant droit rempli également un formulaire CESU pour réclamer ses CESU |
| Emetteur de Chèques Vacances | Ouvrant droit : matricule, nom, prénom, adresse | Envoi des chèques - vacances aux domiciles des agents |
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Emetteur du Pass'Sport |
Ouvrant droit Matricule Agospap – Administration – Matricule administration - Nom – prénom- date de naissance – Montant attribué – N° Portable – Email - Nom du Partenaire – SIRET – adresse du partenaire – représentant légal – IBAN – RIB Partenaire – Carte d'identité représentant légal – numéro de téléphone représentant légal – adresse mail du représentant légal – Listes des représentants au Bureau et au conseil d'administration. Code NAF – Numéro de téléphone – adresse du site Web du partenaire. Nom – prénom – civilité du représentant légal |
Emission et gestion des Pass'Sport Constitution du réseaux des partenaires du Pass'Sport acceptant le Pass'Sport et gestion des transactions. |
| Expéditeur : (ex La Poste) | Ouvrant droit : matricule, nom, prénom, adresse |
Envoi des chèques - vacances aux domiciles des agents
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Les données à caractère personnel pourront faire l'objet de communications extérieures éventuelles autres que celles prévues ci-dessus que pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires, ou à la demande d'une administration ou d'une autorité judiciaire, pour répondre à des exigences de sécurité nationale, lutte contre la fraude ou d'application de la loi.
Pour atteindre les finalités précédemment et dans les limites nécessaires à la poursuite de ces finalités, les données à caractère personnel pourront être transmises à tout ou partie des destinataires suivants :
- aux personnes habilitées des services de l'Agospap,
- aux commissaires aux comptes
11) Les données à caractère personnel sont-elles transférées en dehors de l'Union Européenne ?
L'Agospap ne transmet pas de données en dehors de l'Union Européenne.
Néanmoins, les sous-traitant et organisateurs de séjour/voyages peuvent transmettre des données à caractère personnel pour les besoins des finalités mentionnées ci-dessus à des sociétés situées dans des pays hors Union Européenne qui présentent un niveau de protection des données équivalent à celui existant au sein de l'Union Européenne reconnu par la Commission Européenne ou des dispositifs permettant des garanties appropriées. Préalablement au transfert hors Union Européenne, l'Agospap se rapprochera de ses sous-traitant pour qu'ils prennent toutes les mesures et garanties nécessaires pour sécuriser de tels transferts.
12) Vos droits au regard de l'utilisation des données à caractère personnel
Conformément à la Loi informatique et libertés et au Règlement Général sur la Protection des Données, vous bénéficiez d'un droit d'accès, de rectification, de portabilité et d'effacement de vos données ou encore de limitation du traitement et définir également le sort de vos données à caractère personnel " post mortem ". Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.
Vous pouvez, exercer vos droits en contactant l'Agospap, le service en charge du suivi de votre inscription, ou le responsable juridique en qualité de référent à la Protection des Données, 8 rue Benjamin Constant – 75019 Paris en indiquant vos nom, prénom, adresse et si possible votre référence ouvrant droit ou une référence de dossier. Vous pouvez également adresser votre demande à [email protected]. Conformément à la réglementation en vigueur, votre courrier doit être signé et accompagné de la photocopie d'un titre d'identité portant votre signature et préciser l'adresse à laquelle doit vous parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d'un mois suivant la réception de la demande.
13) Site co-marqué – www.agospap /France Billet : e-billets
L'Agospap propose à la vente sur son site www.agospap.com une offre de service de e-billets avec le prestataire France Billet : site co-marqué Agospap / France Billet.
14) Site co-marqué – Chèques - Vacances
L'Agospap propose à la vente sur son site www.agospap.com une offre de service de Chèques- Vacances avec le prestataire DOCAPOSTE : site co-marqué Agospap / DOCAPOSTE
15) Site en marque blanche – Pass'Sport Agospap
L'Agospap propose sur son site www.agospap.com une offre de service de Pass'Sport Agospap avec le prestataire DIALOG. L'Agospap enregistre les demandes de Pass'Sport Agospap des ouvrants droit et DIALOG assure la délivrance des Pass'Sport Agospap et la gestion du dispositif Pass'Sport Agospap tant vis-à-vis des ouvrants droit que des partenaires acceptant les Pass'Sport Agospap référencés par DIALOG.
16) Information complémentaire / réclamation : CNIL
Pour toute information complémentaire ou réclamation, vous pouvez contacter une autorité de contrôle ; en France : la CNIL 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07. Tél : 01 53 73 22 22).
17) Démarchage téléphonique
Les ouvrant droit peuvent s'inscrire une liste d'opposition au démarchage téléphonique " Bloctel ", (https://conso.bloctel.fr/). "
18) Mesures de sécurité
L'Agospap prend au regard de la nature des données à caractère personnel et des risques que présentent les traitements, les mesures techniques, physiques et organisationnelles nécessaires pour préserver la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel et empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. L'Agospap sélectionne des prestataires de service qui présentent des garanties en termes de qualité, de sécurité, de fiabilité et de ressources pour assurer la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles y compris en matière de sécurité des traitements.